Råd och tips

Föreningsarkivet ansvarar för rådgivning, utbildning och stöd i arkivfrågor till föreningar och organisationer så vänd Dig med förtroende i alla arkivfrågor till oss.

I föreningens dagliga verksamhet förekommer många olika handlingar. Allt är naturligtvis inte lika angeläget att spara. En hel del har betydelse bara för dagen, annat i något eller några år. Dessutom och det är viktigt, finns ofta den informationen man vill spara på annat håll. T.ex. så återkommer informationen från fakturor och kvitton i kassaboken och därför behöver vi inte spara på verifikationen längre än den tid bokföringslagen bestämmer. Detsamma gäller månads- eller kvartalsrapporter som regel återkommer i årsrapporterna. Månads- och kvartalsrapporterna behöver därför inte sparas särskilt länge. När det gäller skrivelser och cirkulär som kommer från en distrikts- eller riksorganisation så sparas de hos den organisation som utfärdar dem. Skrivelser som skickats till föreningen för kännedom kan gallras då de inte längre är aktuella.

Vad är det då som är viktigt att spara i en förenings arkiv? Grundregeln är att det material som skapats i den egna organisationen alltid är värt att sparas. Dit hör t.ex. stadgar, protokoll, verksamhetsberättelser, medlemsmatriklar, skrivelser, kassaböcker, affischer, broschyrer, fotografier, historiker ect. Dessutom bör man spara sådana handlingar som är direkt ställda till föreningen, t ex brev och skrivelser från organisationer och enskilda och som bidragit till föreningens verksamhet. Målet är att de bevarade handlingarna allsidigt ska spegla den verksamhet som föreningen bedriver.

I den mån det är möjligt bör föreningen försöka använda arkivbeständigt papper och skrivmateriel. Om papper, kulspetspennor, tonerkassetter, skrivare, kopieringsmaskiner och liknande utrustning är märkta med Certifiering Svenskt Arkiv så är det ett kännetecken på att SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut har godkänt produkternas arkivbeständighet, dvs. att skriften kommer att undgå att förstöras av ”tidens tand”. Rätt papper och skrivmateriel kan vid rätt förvaring göra handlingen beständig i 1000 år.

I övrigt bör föreningen tänka på att förvara handlingarna i en så konstant miljö som möjligt avseende temperatur och luftfuktighet över året, fritt från vatten- och avloppsrör, förvarade så att obehöriga inte kan komma åt dem och framför allt ska handlingarna skyddas mot brand och fukt. Därför kan det vara en bra idé att lämna sitt arkiv till en arkivinstitution som Bohusläns föreningsarkiv

Utse gärna en arkivansvarig i Din förening!

Denna skall se till att föreningens handlingar i den mån det är praktiskt möjligt finns samlade på ett ställe, att förtroendemän som avgår från sina poster lämnar ifrån sig handlingar de har i sin vård, att gamla protokollsböcker och andra handlingar samlas in samt att det slutligen är ordning och reda på föreningens papper.

Vidare ska den arkivansvarige se till att handlingarna när de överlämnas till Föreningsarkivet är rensade från kopior etc. samt att gallring skett i enlighet med anvisningar i vår handledning.